Kuidas faile korraldada
Failisüsteemi korraldamine võib takistada dokumentide kadumist . Pärast failide organiseerimist saate vähendada kaustades olevate dokumentide arvu ja esitada ainult seda, mis on teie jaoks oluline ja oluline.
Teil on vaja:- Rippuvad kaustad
- Kausta fail
- Sildid
1
Sorteerige oma organisatsiooni dokumendid rühmadesse, sest see aitab teie kategooriate või klasside koordineerimisel. Otsustage, millised dokumendid tuleks igasse kategooriasse paigutada. Loo igasse kategooriasse sektsioonid, sest see aitab teil failide haldamisel ja korraldamisel.
2
Loo iga kategooria alamkategooriad. Failisüsteemi organiseerimine kategooriatesse ja alamkategooriatesse võib olla keeruline, kuid pärast failisüsteemi korraldamist on see mugav. Need failisüsteemid võivad olla kasulikud ja lisaks saate failisüsteemi lihtsustada, jagades need erinevatesse alamkategooriatesse nagu koht, kuupäev ja nimi.
3
Kategooriad oma kaustade süsteemi, kasutades kodeeritud värve, et teha kõik olulised failid ja hoida neid üksteisest eraldi. Olulised värvid aitavad igal ajal leida kõnesoleva faili ja te ei pea kontrollima iga kausta, kui teil on vaja leida konkreetne fail.
4
Kasutage kolm kuni viis värvi. Kasutage iga kategooria jaoks teatud värvi. Saate kasutada majapidamisfailide jaoks sinist värvi, meditsiiniliste failide puhul punast värvi, rahaliste failide puhul rohelist ja isiklike failide oranži. Värve kasutades saate eraldada iga kategooria.
5
Kasutage kaustade ja valge siltide märgistamiseks värvilisi sildid, sest neid saab kergesti valgeks lugeda. Asetage iga sildi kausta tabelisse vastavalt kategooriatele, mille olete loonud tähestikulises või numbrilises järjekorras.
Nõuanded- Saate paigutada sildi kausta numbriliselt, kuid vältida failide korraldamist numbrilises järjekorras. Teil võib olla eelistatud tähestikuline failisüsteem nimedega nagu arstid, majapidamiste rahandus ja personal.
- Teatud värvi, näiteks punase, kasutamine meditsiinilistes dokumentides tuvastab faili tähtsuse ja on kergesti ligipääsetav, et jõuda neile hädaolukorras kõnede ajaks.
